相手ファーストで伝え方を組み立てる

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2021年1月16日 蛻変の記280号
今日も自分の中に起こった「？」や「！」を書いていきます。
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自分の中で興味関心が高まっているテーマが
「仕事相手に誤解されることなく、自分の考えていることを伝える」には
どうすればいいか、ということです。

私にとって、「わかりやすくて、動きやすい」メールを書いてくれる人に相談する機会を得ました。
単刀直入に質問する。
「メールを書くときに気をつけていることって何ですか？」

悩むことなく、即答でこう言われました。
「部署ごとに言葉を使い分けてる。気をつけているのはそれぐらい」
今、お仕事している会社は長い歴史がある。
そのせいか、人の入れ替わりはあるものの、仕事の進め方や使う言葉のクセなど部署ごとにカラーがある。
そこの部署の人たちが理解しやすい言葉や言い回しにして伝えているとのこと。

「そこまでしてるんですか？」と聞くと、
「それで聞き直しのやりとりが減って、相手がすんなり動いてくれたら良いですよね」と
当たり前でしょ、という感じで返される。

自分との当たり前のレベルの違いに驚く。
何より、相手に動いてもらうために自分が取る行動のレベルがぜんぜん違うんですよね。
相手に伝えたいことがしっかりと固められているのは当然として、
それが、相手が受け取りやすいか、行動に移してもらえるかという
相手目線で伝え方を考えている。

ビジネスのコミュニーケーションにおいて、最も大事なのは「相手に動いてもらうこと」。
こちらが伝えたとおりに相手に動いてもらって初めてコミュニーケーションが成功したと言える。
第三者として私がやり取りをみて、わかりにくいメールの書き方であっても、
一番の読み手が理解して動いてくれれば、それで良い。
コミュニーケーションの正解は自分の中ではなく、相手が持っている。
自分がどれだけ「こんなわかりやすい文章ないわ」と思っていても、
相手が理解できなければ無価値。
答えは相手の中にしかないんですよね。

今回、私が質問した人は、相手にどうすれば受け取ってもらえるかについてアンテナを立てている。
ここの部署はこんな言葉を使うとか、こんなふうに仕事を進めるとよいとかを普段から観察しているんですよね。
見て感じたことで「こんな書き方どうかな」と仮説を立てて、トライアンドエラーを繰り返す。
相手に動いてもらうために、自分のできることをする。
一言で書いてしまうとそれだけなのですが、
誰でもできそうなことを本当にやっているかどうかで差がつくもの。

最後にいただいた言葉は
「本当は一人ひとりに合わせて変えたいんだけどね。そこまではまだまだできてない」というもの。
見据えているものが高いからこそ、改善サイクルが回るとも言える