相手の動き方は自分の段取り次第

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2020年12月15日 蛻変の記254号
今日も自分の中に起こった「？」や「！」を書いていきます。
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今年は小学校の地区役員をしているので、先生とのやり取りすることがあります。
学校の先生とのコミュニケーションは普段の仕事でのやり取りと違って、戸惑うことがよくあります。
今日も学校とのやり取りで驚いたという話。

役員の仕事の一つとして資源回収の取り組みの奨励金を市に申請するというものがあります。
年明けに市に申請する書類PTA会長のハンコが必要なので、小学校に仲介を頼みました。
やり取りはこんな感じ

1.11月頭に娘を介して書類を渡し、PTA会長にハンコを押してもらうように依頼
2.担任が対応を依頼
3.3週間音沙汰がないので、状況確認
4.学校より対応中と連絡帳で返答
5.1週間後返信がないので、期限をきって催促
6.学校より対応中と連絡帳で返答
7.1週間後、返事がないので催促
8.担任から状況の電話報告
9.今週末締め切りの旨を本日、連絡帳を通して通告
10.教頭から電話があり、書類を紛失したとの連絡

11月に準備し始めたときは年明けの申請なので、年内までにハンコを貰えばいいやと余裕かましてたんですよね。
それが一ヶ月半もかかるとは思いもよらなかったです。
書類を紛失したことは別として、ここまで時間がかかったのも自分の段取りが悪かったにつきます。

小学校に依頼するときに、毎年やっていることだから「わかるだろう」とふんわり依頼したんですよね。
PTA会長にこういう手順で渡してということも伝えてなければ、対応期限も設けていなかった。
対応プロセスをすべて相手におまかせしたので、私自身が今どこまで進んでいるか把握できる状態にしていなかった。
最初からこの手順でお願いしますねと伝えていれば、今がどの段階にいるかを確認できたんですよね。

自分が依頼した仕事で自分が望んだ結果が手に入らない。
こういうときは自分の仕事のやり方を振り返る良い機会になります。
「書類なくしましたどうしよう？」と電話がかかってきたときは、イラとしましたが、
それも自分の段取りの悪さが生んだことなんですよね。
自分で丸投げした上に後から期限などの条件をつけて、相手に文句をつけるは違うかなと私は思います。
チェックポイントを設けているのが相手にもわかるようにしておいてからでないと、
口を出しにくいかなとも思っています。

今回は最終的に、小学校側で書類の再作成から年明けの市役所の申請までしてもらうことで落ち着きました。
期限通りに申請されるかは不安は残るので、次は段取りを整えて学校に伝える予定です。
今回と同じ轍を踏まないように自分のやり方を見直せるので、
うまくいかなったときは自分を振り返る良い機会になります。