伝えるために、型にはまる

「結局、何が聞きたいんやろう・・・」

仕事上の問い合わせをメールで受けるとき、
何が聞きたいのかわからないものがある。
私のところで受けるのはは過剰に丁寧か、情報が全く足りないかの2パターンが多い。
実際にあった例を元に紹介する。

過剰なパターンだとこんな感じ。

こちらのシステムでも新しく機能Aが必要になりました。
機能Aを検討するにあたって、いろんな角度から検討したいと思っています。
全体方針としてこんな感じで行くことは決まっているので、
仕様として問題がないかをそれぞれで検討していくのかなと思います。
まずは機能Aをそちらでどう使っているかを教えてもらえますか。
その上でどんな影響があるかを検討します。

このパターンだと、前段に背景や目的が多すぎる上に、
何が知りたいのかが後ろすぎる。
目的とやりたいことが一致しているのかが不安になる。
最後の一文で追加されたことにより、使い方だけでなく、
過去にどんな影響が出たのかも回答したほうが良いのかもと
答え方を迷ってしまう。

情報が全く足りないパターンだとこんな感じ。

機能Bについて、対応方法を確認させてください。
こちらで、機能Bに連携するプログラムを修正するため。

このパターンの場合、何が聞きたいのかも
背景も全く読み取れなかった。
上司などの確認しといてと言われて、そのまま書きましたという場合、
こんな感じになるのだろうか。

書店に行けば、ビジネス文書の書き方の本でコーナーができたり、
ネットで検索すれば、わかりやすいビジネス文書の書き方がすぐ出てきたりするのに
こういう事例に出会うことが多い。

PREPやSDSなどいろんな型があるが
「タイトル・主張・理由」のパターンが私個人としては理解しやすい。
上述の過剰なパターンを整理するとこんな感じ
タイトル：機能Aの導入時の影響確認について
主張：先行事例としてどのように利用して、どんな問題があったかを知りたい
理由：こちらのシステムにも機能Aを導入することが決まり、
　　　障害事例を把握したいため

「タイトル・主張・理由」のパターンだと質問される側にとって
必要な情報がコンパクトにまとまっており、理解しやすい。
仕事の上では、感動する文章や自分独自の文体など不要なので、
型にハマってくれるとありがたいなぁと思う今日この頃

「どんなことなら型にはまってみてもいいかもと思いますか？」