伝わるメールにするには、俳句を真似る

録画してまで見ている好きな番組の一つが
木曜日7時からTBSで放送している「プレバト」。
絵を描くのが好きな娘の参考にと録画し始めたのがキッカケ。

絵を描く関連のコーナーしか興味がなかったのだが、
録画をしたついでに俳句コーナーを見るようになり、
ここ一年くらい毎週見るように。
この番組のファンの方、にわかですみません。

俳句コーナーにのめり込んだのも、
俳句そのものよりも夏井先生の添削が
ビジネス文書の書き方を教えるのに役立つと思ったため。

作者の意図、思いを大事にしながらも、
それがしっかりと伝わるように十七音の世界に落とし込んでいく。
時には言葉をけずり、時には言葉を変え、
本当にいいたかったこと、伝えたかったことが
読み手にわかるものになっていく。

思いは相手にわかるようにしないと伝わらないという見本を
見せてくれる。
十七音という制約の中で自分の伝えたいことを
相手に伝わるように表現するかを考えるのに参考になる。

私はビジネスメールを書く研修をすることがあるのだが、
夏井先生の添削の仕方を真似させてもらっている。
研修の際は自分が言いたいことをまず一文で表現するように
課題を出す。
一文で表現してもらうときに注意しているのが、
「相手に言いたいことは何か」と「理由以外の情報が入っているか」
ということ。
言いたいことを一文で表しても、何がや誰に、いつまでといった
情報が抜けていると伝わらない。

夏井先生が番組中で
「読み手にきちんと自分の意図が伝わるか」をポイントに挙げられている。
ビジネスメールも俳句同様相手に思いを馳せるだけで、
ぐっと伝わりやすくなる。

「言いたいことをまとめた言葉は相手にすべて伝わりますか？」